60 ปี แห่งขุมความรู้ด้านการบริหารของ Peter Drucker

บทความที่นำเสนอจากหนังสือเรื่อง "The Essential Drucker: the Best of Sixty Years of Peter Drucker" และ "The Effective Executive" แต่งโดย Peter Drucker ปรมาจารย์ทางด้านการบริหารจัดการ โดยผู้แต่งได้รวบรวมแนวความคิดและบทความต่าง ๆ ตลอด 60 ปีที่ผ่านมา เกี่ยวกับวิธีการบริหารงานอย่างไรให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรสูงสุด
และผู้บริหารที่ทรงประสิทธิผลควรมีคุณสมบัติอย่างไร มีประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้
1) การบริหารที่ดีผู้นำจะต้องสามารถบริหารคนและสร้างแรงดลบันดาลใจให้ลูกน้องได้
ผู้ บริหารที่เก่งฉกาจจะต้องสามารถกระตุ้นให้ลูกน้องมีความรักในงานที่กระทำ รู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า และมีความกระตือรือร้นในการสร้างผลงานที่เป็นรูปธรรม ซึ่งในที่นี้ได้แก่ การเพิ่มผลกำไร การลดรายจ่าย การเน้นย้ำวัฒนธรรมในองค์กรให้มีความเข้มแข็งมากยิ่งขึ้น และการมีความริเริ่มสร้างสรรค์ในการสร้างนวัตกรรมใหม่ นอกจากนั้น ผู้บริหารที่ดีจะต้องชี้ให้ลูกน้องเห็นว่าเขาเหล่านั้นมีจุดแข็งอะไร และจุดแข็งเหล่านั้นสามารถสร้างประโยชน์อะไรให้แก่องค์กรได้บ้าง และที่สำคัญที่สุดคือ หัวหน้าจะต้องตอกย้ำถึงจุดแข็งเหล่านั้น จนลูกน้องเกิดความเชื่อมั่นในตนเอง
นอก จากนั้น สิ่งสำคัญที่หัวหน้าจะต้องตอกย้ำให้ลูกน้องจดจำจนขึ้นใจ คือ เป้าหมายขององค์กร สิ่งที่องค์กรต้องการได้รับจากพวกเขา งานที่พวกเขาได้รับมอบหมายนั้นมีความเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่น ๆ ในองค์กรอย่างไร และที่สำคัญที่สุดคือ งานเหล่านั้นส่งเสริมให้องค์กรมีความก้าวหน้าได้อย่างไรบ้าง
ผู้แต่งได้แนะนำเพิ่มเติมว่า ทุก ๆ หกเดือน ผู้บริหารควรมี Manager’s letter เพื่อ ประเมินและเป็นแนวทางให้ลูกน้องได้ทราบว่า ในขณะนี้องค์กรกำลังก้าวไปในทิศทางใด งานที่หัวหน้าได้รับมอบหมายจากผู้นำระดับสูงคืออะไร สิ่งที่หัวหน้าต้องการได้รับจากลูกน้องคืออะไร และตัวหัวหน้าเองสามารถให้ความช่วยเหลืออะไรได้บ้าง สิ่งเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในการประเมินขีดความสามารถของพนักงานเพื่อใช้ใน การเลื่อนขั้นได้ด้วย เพราะถ้าพนักงานสามารถทำงานตรงตามเป้าหมายขององค์กร อันได้แก่ การเพิ่มรายได้ การลดต้นทุน การสร้างวัฒนธรรมขององค์กร และการสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ จึงจะสมควรได้รับการเลื่อนขั้น การประเมินตามมาตรฐานนี้จึงจะถือได้ว่า ยุติธรรมเพียงพอ เพราะเน้นที่ผลของงานเป็นหลัก
2) ผู้นำจะต้องมีวิจารญาณที่ดีในการตัดสินใจ
ในกรณีมอบ หมายงานให้ลูกน้อง ผู้บริหารจะต้องมีวิจารณญาณที่ดีในการเลือกงานให้สอดคล้องกับความสามารถของ ลูกน้อง และถ้าหากเกิดความผิดพลาดไม่ว่าในกรณีใด ๆ ก็ตาม จะถือว่าเป็นความล้มเหลวในการตัดสินใจของหัวหน้าอย่างแท้จริง ฉะนั้น ก่อนการตัดสินใจที่จะมอบหมายงานใด ในฐานะผู้บริหารควรถามตนเองก่อนว่า ต้องการคนประเภทไหน หลังจากนั้นให้รวบรวมข้อมูลและคัดเลือกลูกน้องที่มีความสามารถตรงตามที่ตั้ง ไว้มาประมาณ 4-5 คน แล้วจึ่งค่อยประเมินจุดแข็ง และจุดอ่อนของพนักงานแต่ละคน รวมถึงความสามารถในการทำงานเป็นทีมด้วย ในจุดนี้ ผู้แต่งได้เตือนว่า ผู้บริหารควรให้ความสำคัญที่จุดแข็งมากกว่าจุดอ่อน ฉะนั้น พนักงานที่สมควรถูกคัดเลือกคือคนที่มีจุดแข็งมากที่สุด และมีจุดอ่อนน้อยที่สุด และจุดอ่อนดังกล่าวจะต้องไม่ส่งผลกระทบต่องานที่ได้รับมอบหมายด้วย
เมื่อได้ทีมงานที่ ต้องการแล้ว ผู้บริหารที่ดีจะต้องเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้แสดงความสามารถโดยการให้ลูกน้อง ประเมินและวิเคราะห์งานที่ตนได้รับมอบหมายว่า ปัจจัยใดบ้างที่จะทำให้งานประสบผลสำเร็จ และอะไรคืออุปสรรคที่อาจจะเกิดขึ้น และควรแก้ไขอย่างไร และสิ่งใดคือสิ่งที่เขาต้องการจากหัวหน้า เมื่อลูกน้องได้ข้อสรุปแล้วนำมาเสนอ หากเราเห็นพ้องด้วยกับข้อเสนอดังกล่าว หัวหน้าควรทำความตกลงกับลูกน้องว่า งานชิ้นนี้ควรส่งเมื่อไร และถ้างานไม่เสร็จตามเวลา หรือผลงานที่ออกมาไม่ตรงตามที่ตกลงไว้ ลูกน้องจะต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง นอกจากนั้น ในกรณีที่ลูกน้องพึ่งเข้ามาทำงานใหม่ ไม่ว่าเขาเหล่านั้นจะมีความสามารถแค่ไหนก็ตาม ผู้บริหารไม่ควรมอบหมายให้เขารับผิดชอบงานชิ้นสำคัญ เพราะเนื่องจากเข้ามาทำงานได้ไม่นาน จึงยากที่เขาจะได้รับความร่วมมือจากพนักงานหน้าเดิม ๆ ดังนั้น จึงมีแนวโน้มสูงว่า งานชิ้นนั้นจะล้มเหลว ฉะนั้น ในช่วงแรกควรให้พนักงานหน้าใหม่ศึกษางานไปก่อน ให้เกิดความคุ้นเคย และควรแนะนำเขาเหล่านั้นในเรื่องการวางตัวให้เหมาะสม ไม่ควรทำตัวเย่อหยิ่งหรือแข็งกร้าว แต่ก็ไม่ควรเกรงใจจนเกินงามจนกลายเป็นความอ่อนแอไป
3) คุณสมบัติของผู้บริหารที่ทรงประสิทธิผล ได้แก่
1. ทำสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร (Contribution)
1) ผู้บริหารที่ดีควรถามตนเองอยู่เสมอว่า เราได้ทำประโยชน์อะไรให้องค์กรที่เป็นรูปธรรมแล้วบ้าง เพียงพอหรือไม่ และเราสามารถทำสิ่งอื่นได้อีกหรือเปล่า ซึ่งผลประโยชน์ขององค์กรในที่นี้ได้แก่ การเพิ่มรายได้ การลดต้นทุน การสร้างวัฒนธรรมขององค์กร และการมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ในการสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ อยู่ตลอดเวลา นอกจากนั้น ผู้แต่งแนะนำว่า พนักงานที่ดีควรสนใจว่า ตัวเรานั้นได้ทำประโยชน์ให้แก่องค์กรเพียงพอแล้วหรือยัง มากกว่าการสนใจว่า เรามีลูกน้องน้อยไปหรือไม่ ภาพพจน์เรายังดีอยู่หรือเปล่าในสายตาของหัวหน้า หรือหัวหน้าจะรู้หรือไม่ว่าเราทุ่มเทให้กับงานมากแค่ไหน เป็นต้น ทั้งหมดนี้ผู้แต่งเห็นว่า เป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ และควรเลิกทำพฤติกรรมเช่นนี้เสีย และหันไปเน้นที่ผลงานจะดีกว่า
2) ผู้บริหารที่ทรงประสิทธิผลควรสร้างคุณค่าของสินค้า หรือชิ้นงานที่เรากำลังทำ ในที่นี้คือการสร้างสินค้าหรือผลงานที่มีประโยชน์ต่อลูกค้า ต่อสังคม หรือต่อประเทศชาติ สิ่งเหล่านี้นอกจากจะเกิดประโยชน์ต่อองค์กรแล้วยังเป็นส่วนช่วยให้ลูกน้องมี ความภูมิใจในงานที่กระทำ ภูมิใจในตนเอง เมื่อนั้นความกระตือรือร้นในการทำงานก็จะเพิ่มขึ้นเป็นทวีคูณ ส่งผลให้องค์กรได้รับผลประโยชน์ตามไปด้วย
3) ในฐานะผู้นำจะต้องมองหาพนักงานที่เป็นคนดีมีความสามารถ มีความจงรักภักดีต่อองค์กร เพื่อเตรียมฝึกบุคลากรเหล่านั้นให้มีทักษะความสามารถสูงสุด และมอบหมายงานให้เขาเหล่านั้นตามความถนัด ให้รู้จักการทำงานเป็นทีม เพื่อให้องค์กรเกิดการประสานงานอย่างต่อเนื่องเป็นระบบต่อไป
2)บริหารเวลาให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด (Time)
1) ควร ทบทวนว่า วันหนึ่ง ๆ เราเสียเวลาไปกับการทำอะไร และมีสิ่งใดบ้างที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร งานบางอย่างที่กินเวลามากแต่ไม่เกิดประโยชน์ต่อองค์กรมากนัก เราควรปฏิเสธที่จะทำหรือหาคนมาช่วย เช่น ควรมีเลขานุการมาช่วยรับโทรศัพท์หรือตอบอีเมลล์ หรือในกรณีการออกงานสังคมหรือเข้าประชุม ให้เลือกไปเท่าที่จำเป็น และควรติดตามผลการประชุมในนัดที่เราไม่ได้เข้าร่วมด้วย นอกจากนั้น การเก็บข้อมูลที่ไม่เป็นระบบ ก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ทำให้เราเสียเวลาไปกับการค้นหาข้อมูล และที่สำคัญการมีพนักงานที่มากเกินไปก็เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้งานล่าช้า และเสียเวลา เพราะมัวแต่เกี่ยงงานกันทำ
2) เลือก ทำงานที่สำคัญในช่วงเวลาที่ตัวเรามีประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุดในแต่ละวัน เราชอบที่จะทำงานในสิ่งแวดล้อมแบบใด หรือเราสามารถจดจำข้อมูลได้เป็นอย่างดีด้วยวิธีการใด เช่น การอ่านหรือการฟังนอกจากนั้น ในการทำงานแต่ละครั้งควรทำงานอย่างต่อเนื่องไม่ต่ำกว่า 1-2 ชม. เพื่อให้จิตใจมีสมาธิสามารถนำไปขบคิดตัดสินใจในงานที่สำคัญ ๆ ได้
3) กำหนดระยะเวลา (Deadline) ในการทำงานแต่ละชิ้น เพื่อป้องกันการผัดวันประกันพรุ่ง
3. รู้จักใช้จุดแข็งให้เกิดประโยชน์ (Strength)
ผู้บริหารที่ดีจะ ต้องเลือกทำงานที่อยู่บนพื้นฐานของจุดแข็ง หรือความถนัดของตนเอง และจะต้องรู้จักทำงานเป็นทีม เพื่อนำจุดแข็งของผู้อื่นมาช่วยให้งานเกิดประสิทธิผลสูงสุด อย่างไรก็ตาม การจะเป็นผู้นำที่ประสบความสำเร็จได้นั้น เพียงแค่มีความรู้ความสามารถนั้นยังไม่เพียงพอ จำเป็นต้องมีคุณธรรมและบารมีด้วย บารมีในที่นี้คือ การเป็นที่ยอมรับของคนทั่วไป ทุกคนที่ได้ยินชื่อของคุณจะต้องระลึกและแสดงออกด้วยความชื่มชม และเต็มใจที่จะให้ความร่วมมือเมื่อคุณต้องการความช่วยเหลือ สิ่งเหล่านี้ไม่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติจำเป็นจะต้องสร้างขึ้นมา
นอกจากนั้น ผู้นำที่เก่งจริงจะต้องกล้าประเมินตัวเอง โดยการเปรียบเทียบระหว่างผลที่เกิดขึ้นจริงกับสิ่งที่คาดคะเนไว้ว่าตรงกัน หรือไม่ หากผลที่ออกมาตรงตามที่คาดไว้แสดงว่า งานที่คุณเลือกทำนั้นอยู่บนพื้นฐานของความถนัดของคุณอย่างแท้จริง แต่ถ้าคลาดเคลื่อน ให้วิเคราะห์ว่าเป็นเพราะเหตุใด และต้องไม่ลืมที่จะมองย้อนมาที่ตนเองด้วย เพราะในการทำงานนั้น หากมีความอวดดี ไม่พึ่งใคร การทำงานเป็นทีมย่อมไม่เกิด เมื่อนั้นแม้ว่าจะเป็นงานที่ถนัดก็ล่มได้เช่นเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ในการทำงานย่อมมีความขัดแย้งบ้างไม่มากก็น้อย แต่ให้เน้นความสำคัญที่งานมากกว่าเรื่องส่วนตัว
4.สามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ (Effective decision making)
ผู้บริหารที่ดีจะ ต้องกล้าคิด กล้าทำ และกล้าตัดสินใจ และควรเลือกตัดสินใจเฉพาะเรื่องที่สำคัญ เรื่องส่งผลต่อองค์กร ซึ่งในที่นี้ก็คือ การเพิ่มรายได้ การลดต้นทุน การสร้างวัฒนธรรมขององค์กร และการสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ส่วนเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้คนอื่นช่วยตัดสินใจ นอกจากนั้น ผู้นำที่ดีควรมองว่า การตัดสินใจที่ดีไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนเสมอไป เพราะในโลกนี้ไม่มีอะไรที่สมบูรณ์แบบ การรอให้ข้อมูลครบอาจจะทำให้เราตัดสินใจล่าช้า หรือกลายเป็นคนไม่กล้าตัดสินใจไปเลยเพราะยึดติดอยู่กับข้อมูลมากจนเกินไป แต่ที่สำคัญให้ระวังการมีอคติ เพราะก่อนการตัดสินใจ ทุกคนมักมีคำตอบอยู่ในใจแล้วเสมอ ฉะนั้น เพื่อป้องกันการมีอคติ ก่อนตัดสินใจให้ถามตนเองก่อนว่า อะไรคือสิ่งที่ถูกต้อง อะไรคือความยุติธรรม และให้ตัดสินใจไปตามความเป็นจริงที่ถูกต้องที่ทุกฝ่ายยอมรับได้ ท้ายที่สุด ผู้แต่งได้ให้แง่คิดไว้ว่า การตัดสินของผู้บริหารหรือผู้นำในองค์กรนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะองค์กรใดก็ตามที่ผู้นำไม่ได้ให้ความยุติธรรม ไม่ได้ทำตามความเป็นจริง เห็นพวกพ้องเป็นหลัก องค์กรนั้นจะต้องล่มสลายอย่างแน่นอนไม่ช้าก็เร็ว เพราะเป็นการกระทำที่ขัดต่อศีลธรรมและความถูกต้อง
5. เป็นนักสื่อความ (A Good Communicator)
คนที่เป็นผู้สื่อความที่ดีจะต้องสามารถสื่อสารให้อีกฝ่ายเข้าใจและ ปฏิบัติตาม ฉะนั้น ในการพูดโน้มน้าวจิตใจลูกน้องให้ยินดีให้ความร่วมมือนั้น ผู้บริหารจะต้องพูดในสิ่งที่ลูกน้องอยากฟัง แต่จะต้องมีประเด็นที่เราต้องการเสนอด้วย และเมื่อต้องการขอความร่วมมือจากลูกน้อง เราไม่ควรใช้วิธีการบังคับ แต่ควรชี้ให้อีกฝ่ายหันกลับมามองอีกด้านถึงประโยชน์ที่เขาจะได้รับ และในการพูดนั้น หัวหน้าไม่ควรแสดงกริยาข่มขู่ลูกน้อง หรือแสดงอำนาจว่าเราเป็นเจ้านาย แต่ควรพูดคุยเสมือนว่าเราเป็นพวกเดียวกับลูกน้อง พูดด้วยความเข้าใจ และความเห็นอกเห็นใจในความลำบากในงานที่เขากระทำ และพยายามเสนอสิ่งที่ดีเพื่อช่วยเหลือเขา แต่ทุกอย่างที่พูดจะต้องมีสาระ มีประเด็น ก่อนพูดเราต้องรู้ว่าเราพูดไปเพื่ออะไร แต่หากลูกน้องมีข้อโต้แย้ง ผู้นำที่ดีจะต้องรับฟังและคุยกันด้วยเหตุผล เน้นที่เนื้องานเป็นหลัก การกระทำเช่นนี้จะทำให้ลูกน้องรู้สึกตนเองเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร เมื่อแสดงความเห็นก็มีคนรับฟัง สิ่งเหล่านี้จะเป็นการช่วยให้ลูกน้องกล้าที่จะแสดงความคิดที่แตกต่างแต่ไม่ แปลกแยก เพื่อพัฒนาให้องค์กรมีความก้าวหน้าและมีนวัตกรรมใหม่ ๆ ต่อไป