การทำจดหมายเวียน (Mail Merge) ด้วย Microsoft Office XP - 2003

จดหมายเวียน หรือ Mail Merge คือ จดหมายที่มีข้อความเดิมๆซ้ำๆกันทุกฉบับ ซึ่งจดหมายแต่ละฉบับนั้นก็จะมีความแตกต่างกันเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น เช่น ชื่อผู้รับ เป็นต้น ...

ดาวน์โหลดตัวอย่างของการทำจดหมายเวียน (Mail Merge) ด้วย Microsoft Office XP - 2003 หรือ ... อ่านรายละเอียดของ การทำจดหมายเวียน (Mail Merge) ด้วย MS Visual Basic 6

Start & Run : อันดับแรก ก็ต้องมาสร้างฐานข้อมูลแบบง่ายๆขึ้นก่อนครับ แต่ที่สังเกตุมาตลอดก็คือ พอพูดถึงฐานข้อมูลนี่ หลายคนเริ่มส่ายหัวเลย บางคนนี่ ทั้งๆที่ตัวเองเรียนคอมพิวเตอร์ธุรกิจ หรือ วิทยาการคอมพ์ฯ มา ก็จะอะไรเสียล่ะ รายไหนก็รายนั้น ชอบมาถามผมเหลือเกินว่าจะทำ Normalization มันยังไง หรือคงเป็นเพราะหลักสูตรเรื่อง DataBase ที่นำมาสอนกันในปัจจุบันนี้ ทำให้ผู้เรียนไปงง สับสน และ พะวง อย่างมากในเรื่องการทำ Normalization และก็เลย ทำให้กลัวเรื่องระบบฐานข้อมูลขึ้นสมองมาก ... เฮ้อ !!!

เริ่มจากฐานข้อมูลรายชื่อลูกค้าแบบง่ายๆ
(สร้างจาก MS-Access เชิญดาวน์โหลดจากตัวอย่างได้เลยครับ)

ต่อไปก็เปิด MS-Winword ขึ้นมาเพื่อพิมพ์แบบฟอร์มตามที่ต้องการ ในตัวอย่างนี้ผมจะดึงเพียง 3 ฟิลด์ จากฐานข้อมูลเข้ามาเท่านั้นครับ คือ

คำนำหน้า - Title ชื่อ - Firstname นามสกุล - Lastname จากนั้นก็ต้องเลือกเมนู Tools --> Letters and Mailings --> Mail Merge ต่อไปก็เลือก ฐานข้อมูล (Data Source) ที่เตรียมเอาไว้แล้วเข้ามา หากท่านไม่พบกล่องเครื่องมือในการทำ Mail Merge กรุณาเลือกที่ Show Mail Merge Toolbar จากภาพด้านบนน่ะครับผม ในตัวอย่างนี้ผมใช้ MS-Access ชื่อไฟล์ Customer.MDB กำหนดให้ Cursor ไปตำแหน่งในเอกสารที่เราต้องการ (ในที่นี้คือ เรียน ...) เพื่อเลือกรายการ Insert Merge Fields เข้ามาดังภาพ เลือก Fields ข้อมูลที่เราต้องการ นั่นคือ Title, Firstname และ Lastname เข้ามาโดยการกดปุ่ม Insert (แล้วค่อยไปจัดระเบียบทีหลัง) จัดระยะหาตำแหน่งของฟิลด์ที่จะพิมพ์ เมื่อจัดรูปแบบเรียบร้อยแล้ว ก็พร้อมที่จะสั่งให้ Mail Merge ทำงานได้ โดยการกดปุ่ม ABC หรือ View Merged Data... น้านแหละ สุดท้ายก็เลื่อนตำแหน่งไปมา แล้วก็ส่งออกพิมพ์ สุดแท้แต่ท่านต้องการ บทสรุป: MS-Office XP มีการปรับปรุงการใช้งานได้ง่ายขึ้นกว่า Version ก่อนๆเป็นอย่างมาก เราสามารถเลือกใช้ Wizard ที่ติดมาก็สะดวกดีน่ะครับ ทำให้งานออฟฟิศที่น่าเบื่อหน่าย ซ้ำซากจำเจ กลายเป็นงานที่ง่ายๆไปได้ แต่ข้อเสียก็ยังมีอยู่คือเรื่องของจำนวนข้อมูล หากมีข้อมูลที่มากเกินไปก็จะทำให้อ่านข้อมูลเข้ามาได้ช้า เนื่องจากมันต้องอ่านข้อมูลเข้ามาทั้งหมดพร้อมกัน ดังนั้นมันจึงไม่ยืดหยุ่นเหมือนกับการเขียนโปรแกรมเข้ามาช่วย แต่ยังไงก็ตาม มันก็พอกล้อมแกล้มไปได้แหละครับ